A jelenlegi helyzet, amelyben a COVID-19 vírus terjedését tapasztaljuk, gyors és mindenekelőtt rugalmas alkalmazkodást igényel a körülményekhez. Emiatt mi is, az Irányító Hatóságnál és a Közös Titkárságnál, alkalmazkodunk a helyzethez a munkafolyamatok terén és elfogadtunk bizonyos intézkedéseket, amelyek szükségesek a program és a projektek végrehajtásának sikeres folytatásához. Ezért a következő iránymutatást készítettük el a projekttevékenységek végrehajtására vonatkozóan.
A Megvalósíthatósági Kézikönyv Kedvezményezettek számára – 4. rész: A Költségek támogathatósága c. útmutató rendelkezéseivel összhangban, az utazási és szállásköltségek (fel nem használt menetjegyek) ill. rendezvények szervezéséhez kapcsolódó költségek (catering, stb.), amelyek nem realizálódtak, nem számolhatóak el.
A jelen rendkívüli körülményekre való tekintettel a projekteknek, azok megvalósításához kapcsolódó utazásokat és rendezvényeket kellett lemondaniuk a COVID-19 veszélyhelyzet okán. Az ezekhez kapcsolódó költségek (pl.: menetjegyek, előre kifizetett szállás, rendezvényhez kapcsolódó szolgáltatások) az Első Szintű Ellenőrzés részéről hitelesíthető, és elszámolható költségek, abban az esetben, ha a tevékenység (utazás vagy rendezvény) az alábbi okokból nem valósulhatott meg:
- WHO vagy regionális/nemzeti egészségügyi hatóság, ill. a partner szervezet által kihirdetett tilalom okán,
- szervező/házigazda szervezet általi lemondás okán
- az utazás által érintett munkatárs esetében, egészségügyi szervezet által igazoltan megállapított COVID-19 érintettség (tünetek vagy fertőzöttség) fennállása esetén
A fentiekben részletezett költségek elszámolható költségnek tekinthetőek, amennyiben azok visszatéríttetésére nincs más mód. Abban az esetben, ha már más módon (biztosító, légitársaság által, stb.) a költségeket visszatérítették, azokat a program keretében elszámolni már nem lehet.
A fentebb részletezett rendelkezéseket valamennyi típusú projektben, és valamennyi esetben alkalmazni kell, akkor, ha a fenti listában felsorolt, a COVID-19 veszélyhelyzetből eredő okok fennállnak. Jelen rendelkezések Irányító Hatóság általi visszavonásig maradnak érvényben, amelyre a COVID-19 veszélyhelyzet elhárultát követően kerül sor akkor, ha a korlátozások által érintett tevékenységek, korlátozás nélkül megvalósíthatósága biztosított lesz.
Fontos, hogy a projektek végrehajtása során fellépő bármilyen késedelmet minimalizáljuk. A fizikai jelenléttel járó tevékenységek végrehajtására vonatkozóan azt javasoljuk, hogy a következő hónapokra tervezett tevékenységeket töröljék, vagy igazítsák hozzá azokat a jelenlegi helyzethez. Mivel a helyzet folyamatosan változik, az Irányító Hatóság/Közös Titkárság a jövőbeni utazások és rendezvények esetében azt javasolja, hogy azokat halasszák el, vagy tartsák meg online formában Az IH/KT a COVID-19 veszélyhelyzet során alkalmazandó projekt-végrehajtási útmutatót is készít majd.
A projektek végrehajtására gyakorolt negatív hatások elkerülése érdekében azt javasoljuk, hogy ahol lehetséges, a találkozókat online találkozókként / videokonferenciákként szervezzék meg. Események esetén gondolják át a projekttevékenységek végrehajtásának / a projekt eredmények népszerűsítésének bármely más formáját (például: célzott online promóciós kampányok, videók, eredmények online bemutatása, a közösségi média és a weboldal használata…).
A projekttevékenységek esetleges módosításáról/adaptálásáról (pl.: egy tevékenység változatlan tartalommal történő elhalasztásáról, vagy a megvalósítás módjának kismértékű módosításáról) e-mail üzenet útján haladéktalanul értesíteni kell az illetékes KT szerződésmenedzsert, amennyiben egy vagy több projekttevékenység megvalósítása nem az eredeti pályázatban foglaltak szerinti ütemezéssel és tartalommal valósul meg. Amennyiben egy tevékenység megvalósítása ellehetetlenülne, a KT szerződésmenedzsert a kialakult helyzetről és a partnerség által javasolt megoldásról haladéktalanul tájékoztatni kell. A Vezető Partner feladata a KT szerződésmenedzser tájékoztatása, illetve a további lépések egyeztetése, amennyiben azok szükségesek.
Azt javasoljuk, hogy azokat a rendezvényeket, amelyeken személyes megjelenés szükséges, és a résztvevők létszáma várhatóan magas lesz, halasszák el legalább 3 hónappal, minden esetben figyelembe véve a hatályos nemzeti szintű rendelkezésekben foglaltakat.
A projektek külső körülmények miatt történő esetleges meghosszabbításával eseti alapon fogunk foglalkozni.
Mivel lehetetlen az összes esetet lefedni, ismét felkérjük Önöket, hogy forduljanak az ERFA támogatási szerződésben kijelölt illetékes szerződésmenedzserhez az eMS rendszer Tájékoztató tábláján található üzenetküldő funkció (postafiók) segítségével, vagy hívjanak minket 9 és 15 óra között a projekttel kapcsolatos tevékenységek végrehajtásával kapcsolatos kérdésekkel.
Minden további információ és útmutatás a program weboldalán kerül közzétételre.
Tisztelettel kérjük a Vezető Partnereket, hogy jelen tájékoztatást szíveskedjenek valamennyi projektpartnerük részére továbbítani. Ezen kívül jelen tájékoztatást az Első Szintű Ellenőrzés részére is továbbítani kell.
Interreg V-A Szlovénia-Magyarország Együttműködési Program Irányító Hatósága és Közös Titkársága
