Trenutna situacija, v kateri smo se znašli zaradi širjenja COVID-19 virusa, zahteva od vseh nas hitro in predvsem fleksibilno prilagoditev nastalim okoliščinam. Iz tega razloga smo tudi v okviru Organa upravljanja in Skupnega sekretariata prilagodili delovne procese ter sprejeli določene ukrepe, ki so nujni za uspešno nadaljevanje izvajanja programa in projektov. Iz tega razloga smo pripravili sledeče usmeritve za izvajanje projektnih aktivnosti.

V skladu s priročnikom o izvajanju projektov za upravičence – 4. del: Upravičenost izdatkov, stroški, vezani na potovanja in nastanitve (neuporabljene vozovnice) ali organizacijo prireditev (pogostitev itd.), ki se niso izvedle, niso upravičeni.

V teh posebnih okoliščinah boste projektni partnerji zaradi razmer COVID-19 morda prisiljeni odpovedati potovanja in dogodke, ki so povezani s projektom. S tem povezani stroški (npr. vozovnice za potovanje, predhodno plačane nastanitve, storitve za organizacijo/izvedbo dogodkov) se lahko smatrajo kot upravičeni, če aktivnost (potovanje ali dogodek) ni bila izvedena:

  • zaradi omejitev potovanja, ki jih določijo WHO, regionalni/nacionalni organi ali so bila določena na ravni partnerske organizacije,
  • zaradi odpovedi s strani gostiteljske/organizacijske strukture,
  • zaradi upravičenih zdravstvenih stanj v zvezi z virusom COVID-19 (simptomi ali potrditev bolezni) osebe, ki naj bi potovala.

Zgoraj navedeni stroški se lahko sprejmejo kot upravičeni le, če jih ni mogoče povrniti na noben drug način. V primeru, da so bili stroški že povrnjeni z drugimi sredstvi (zavarovanja, letalske družbe itd.), jih v okviru programa ni mogoče uveljavljati.

Predstavljene določbe se nanašajo na vse vrste projektov in se bodo uporabljale za vse primere, v skladu z zgoraj navedenimi določbami, ki so že nastale zaradi stanja COVID-19 in bodo veljale do preklica s strani organa upravljanja, ko se stanje COVID-19 izboljša.

Pomembno je, da zamude pri izvajanju projektov čim bolj omejimo. Izvajanje aktivnosti, kjer se zahteva fizična udeležba, bo treba v prihodnjih mesecih prilagoditi trenutnim razmeram ali jih odpovedati.  Glede na nenehno spreminjajoče se razmere, Organ upravljanja/Skupni sekretariat priporoča, da so prihodnja potovanja in dogodki na splošno preloženi ali organizirani na spletu. MA / JS bo pripravil smernice za izvajanje projektov v okoliščinah COVID-19.

V izogib negativnemu vplivu na izvajanje projekta, je priporočljivo sestanke organizirati z on-line sestanki/videokonferencami, kjer je to mogoče. Za izvedbo dogodkov pomislite na kakšno drugo obliko izvedbe projektnih aktivnosti/promocijo rezultatov projekta (npr. ciljne spletne promocijske kampanje, videoposnetke, spletno predstavitev rezultatov, uporabo socialnih omrežij in spletnih strani…).

Morebitne prilagoditve projektnih aktivnosti (npr. odlog v nespremenjeni obliki ali rahle spremembe v načinu izvedbe) je treba ustreznemu skrbniku pogodbe po elektronski pošti sporočiti čim prej, oziroma takoj, ko se izkaže, da ena ali več projektnih aktivnosti ne bo mogoče izvesti tako kot je opisano v prijavnici. V primeru, da se pokaže, da aktivnosti ne bo mogoče izvesti, se je treba takoj obrniti na skrbnika pogodbe skupaj s predlagano rešitvijo, ki jo pripravi partnerstvo. Vodilni partner preko elektronske pošte obvesti skrbnika pogodbe in se dogovori o nadaljnjih korakih, če bodo obstajali.

Priporočamo, da se dogodki, ki jih je treba izvesti s prisotnostjo večjega števila udeležencev odložijo za vsaj 3 mesece ali v skladu z nacionalnimi ukrepi, ki bodo veljali v danem trenutku.  Morebitno podaljšanje projektov, zaradi teh zunanjih okoliščin, se bo obravnavalo od primera do primera.

Ker je v tovrstnih usmeritvah nemogoče zajeti vse primere, vas ponovno pozivamo, da se v primeru vprašanj vezanih na izvajanje projektnih aktivnosti, preko poštnega predala v eMS, obrnete na skrbnico ESRR pogodbe oziroma nas pokličete po telefonu med 9. in 15. uro.

Vse nadaljnje informacije in morebitni napotki bodo objavljeni na spletni strani programa.

Vodilne partnerje projektov vljudno prosimo, da to sporočilo posredujejo vsem projektnim partnerjem. Poleg tega se ta komunikacija zagotovi tudi prvostopenjski kontroli.

Organ upravljanja in Skupni sekretariat Interreg V-A Slovenija-Madžarska